Organiser ses mails : pourquoi il FAUT passer au tri de votre boîte mail ?
organiser ses mails

Organiser ses mails ? Généralement, on a appris à en envoyer… mais jamais à utiliser correctement sa boîte mail. Résultat : difficile de la garder bien triée, organisée et rangée sur la durée ! Notre boîte email se remplit un peu plus chaque jour, et graduellement, notre charge mentale et notre stress augmentent !

A cause d’une mauvaise gestion de ses emails, on peut se sentir complètement dépassés. En étant sans cesse interrompus, nos mails peuvent même être responsables d’une baisse de productivité (estimée à une heure perdue par jour !). Jusqu’ici, avec plus de 900 emails en boîte de réception, c’est exactement ce qui m’est arrivé…

Alors pourquoi et comment faire pour organiser ses mails pour qu’il ne soient plus une source de stress ? Voici comment j’ai abordé ce nouveau challenge d’organisation !

Organiser ses mails : une activité réservée aux maniaques ?

Faire du tri dans ses emails peut sembler étrange. Même pour certains, c’est pousser l’organisation un peu trop loin. Après tout, ce ne sont que des fichiers numériques, donc c’est du bazar virtuel non ?

Certes, mais l’impact que cette gestion a sur vous est bien réel ! Plusieurs études ont démontré les effets néfastes liés aux emails : stress accru, une tête prête à exploser par tant de charge mentale, baisse de productivité… On se laisse déborder par ses emails, on est constamment interrompus par une notification, on voit chaque jour l’icône nous rappelant qu’on a encore plus d’une centaine d’emails à traiter… Décourageant !

En fait, toute cette désorganisation se ressent sur notre stress et notre façon de travailler.

tri emails facile

Ce stress, je l’ai longtemps ressenti. Difficile de retrouver le fil de ses pensées après être interrompue par une déferlante d’emails. Même le soir, une fois chez, moi mes emails me poursuivaient en me rappelant leur présence par des notifications pour me faire réagir. De quoi remettre une bonne dose de stress. Je me demandais si j’arriverai un jour à bout de la centaine d’emails non lus qui attendent encore. Je m’inquiétais des informations importantes que je risquais de louper dans ce fouillis…

Vous connaissez peut-être aussi ces sentiments. Mais puisque l’ensemble de notre entourage vit généralement la même chose, on peut finir par se résigner. Se dire que c’est normal. Que la gestion d’emails va forcément de pair avec le stress, la charge mentale, les interruptions, et la fatigue.

Que nenni ! Il y a une solution : organiser ses mails. Alors on se retrousse les manches, et on y va !

Organiser ses mails : le jour où j’ai compris que c’était vital !

Cela faisait un bon moment (peut-être même depuis toujours…) que ma boîte email était régulièrement engorgée. Plus de 900 emails en boîte de réception. Le tout, complètement mélangé (sinon, ce n’est pas rigolo…) : les emails non importants à « lire plus tard », les messages auxquels j’ai répondu, les grandes urgences et publicités sans intérêt…

En résumé, un joyeux foutoir… Et a mesure que ma boîte se remplissait, j’avais de moins en moins envie d’y aller, encore moins de faire un petit effort de tri. Après tout, je le ferai plus tard. Un fonctionnement qui me demandait de prendre tous les 6 mois quelques heures – voire un week end complet selon l’étendue des dégâts – pour faire du tri dans mes emails. Quand cela devenait vraiment trop insupportable dans mon travail quotidien. Oui, même si je fais tout pour être organisée, impossible d’être parfaite partout !

organiser boite mail courrier electronique

Une boîte mail mal triée : un problème (presque) universel !

Plus tard, en discutant avec une amie, je me suis vite rendue compte que j’étais loin d’être la seule. Plus de 999 emails affichés sur le compteur de notifications pour elle… Record battu ! Le compteur n’arrivait même plus à suivre !

On aurait très bien pu en arriver à la conclusion qu’il était normal d’avoir des difficultés à trier ses mails et qu’il fallait accepter de vivre avec ce fouillis. La preuve : on est nombreux à être ensevelis sous les emails ! Mais j’avais envie de comprendre pourquoi on en arrivait systématiquement au même point… pour éventuellement pouvoir renverser la vapeur. C’en était trop !

En essayant de comprendre, on en est arrivés au même constat. Notre difficulté n’est pas forcément de trier pour retrouver une boîte email « propre ». Ca, on l’avait déjà fait toutes les deux (et à plusieurs reprises !). Le problème, c’est de réussir à garder une boîte email propre sur la durée ! De savoir quoi faire au quotidien pour entretenir une bonne organisation. D’organiser ses mails d’une façon a ne plus avoir à faire de grand tri, et qui soit humainement tenable et réaliste au quotidien.

Organiser sa boîte mail : une bonne habitude oubliée…

C’est ainsi que je suis partie à la recherche de personnes qui ne connaissaient pas cette malédiction de la boîte emails. Il devait bien en exister ! Ces rares personnes qui arrivent à :

  • répondre en temps et en heure, sans forcément s’interrompre toutes les 5 minutes ni être épuisé à la fin de la journée
  • maintenir une boîte mail bien triée, même à travers les mois, et à retrouver en 30s un email, même s’il date d’un an
  • ne ressentir aucun stress vis à vis de leurs emails : ils ne rateront aucun message puisque tout est organisé, et au carré !

Jusqu’au moment où, au détour d’un café avec l’Agence DeepSkyProject, une agence de création de sites avec laquelle je travaille, j’ai fait une petite découverte lors d’une discussion. Ils me racontaient qu’un de leur client avait fait « sauter » sa boîte email, faute d’une bonne utilisation – évènement qui aurait pu m’arriver ! Ce client avait tellement d’emails stockés qu’il ne pouvait plus en recevoir du tout ! Communication coupée.

tri boite mail email

Et c’est à ce moment là que j’ai découvert leur fonctionnement pour gérer et organiser leurs emails… Ils m’ont montré leur boîte de réception et… zéro email ! J’avoue que j’avais du mal à comprendre comment une agence web – qui donc utilise les emails à longueur de temps pour communiquer – pouvait réussir cette prouesse. Ils avaient si peu de clients que ça ?

La réponse est toute autre : ils ont mis en place en interne une méthode pour gérer leurs emails. Une solution pour que l’équipe gagne en productivité, soit plus réactive et moins stressée.

Organisez vos emails : notre méthode pour rester zen !

C’est en découvrant leur méthode pour gérer les emails que j’ai souhaité vous la partager. De mon côté, elle a fait des miracles ! Je suis passée de plus de 900 emails dans ma boîte… à seulement 5 ! Et je ne vous parle même pas de la sérénité d’esprit retrouvée…

C’est ainsi qu’on a rédigé ensemble le premier programme de Captain Carnet : Domptez vos emails. Un programme pour tous ceux qui ont du mal à y voir clair, à organiser ses mails. A la fin de la lecture de ce programme, votre boîte email sera entièrement triée et la nouvelle méthode prête à être appliquée. Le tout facilement et sans avoir à se torturer l’esprit !

Vous retrouverez ainsi dans ce programme :

  • LA méthode ultime pour organiser vos emails : on vous explique pourquoi prendre soin de sa boîte email, comment, et ensuite, on vous accompagne pas à pas vers la mise en place de ces habitudes !
  • Des fiches à imprimer pour mettre en pratique immédiatement : de quoi appliquer directement la méthode au fil de votre lecture et avoir un suivi tout prêt pour mettre en place ces nouvelles habitudes

Et en plus, je vous ai ajouté une petite fiche récapitulative de la méthode, à garder sous les yeux pour prendre les bons réflexes 🙂

Que pensez-vous de ce nouveau format ? Combien d’emails avez vous en ce moment dans votre boîte email ? Dites-le moi en commentaires !

Et vous qu'en pensez-vous ? Laissez votre commentaire

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